Google Docs y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo.
Se pueden crear documentos de texto,dibujos, hojas de cálculo, presentaciones y bases de datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o enviándolos utilizando el correo electrónico, además de subir cualquier tipo de archivo. Los archivos se almacenan en los servidores de Google. Los archivos almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados por correo electrónico.
- Ventajas y desventajas con respecto a Microsoft Office.
Esta modalidad de aplicaciones online tiene sus ventajas y sus desventajas. Lo bueno es que la herramienta está accesible en cualquier parte del mundo, y tal como la configuramos, además de permitirnos acceder siempre a la última versión escrita por el desarrollador, compartir la información fácilmente con otros servicios Web u otros usuarios, y a preservar nuestro trabajo si el disco rígido u otro componente de la computadora con la que accedemos a ese material falla. La enorme mayoría de estos servicios, además, es de uso gratis.
La contra está en que se necesita una conexión a Internet, que las herramientas suelen ser más limitadas que las aplicaciones que se instalan a la usanza tradicional en la computadora; que implican almacenar en la computadora de otro nuestra información, y que de ese otro lo único que tenemos es, en general, un sitio Web con una promesa sobre la protección de la privacidad de nuestros datos. Es raro, sin embargo, que no cumplan con esta promesa de no compartir nuestros datos.
- ¿Como utilizar el trabajo colaborativo?
Una herramienta o programa colaborativo en línea permite compartir archivos de trabajo entre los empleados de la empresa. Los soportes compartidos pueden ser utilizados para diferentes tareas tales como:
- Organización y seguimiento de un planning (la agenda compartida)
- Seguimiento del presupuesto, organigrama y contabilidad (documentos en Excel)
- Creación de formularios (encuestas, estudios de mercado)
- Comunicados internos, reglamento interno, anuncios (documentos Word, Pdf)
